Stellenangebot / Job offer
Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung
Für unser Institut für Küstensysteme – Analyse und Modellierung am Hereon-Standort in Geesthacht suchen wir zum 01.12.2024 – unbefristet, in Vollzeit – eine Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung.
Ihre Aufgaben:
- organisatorisch-kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache
- Planung, Verwaltung und Organisation der Geschäftsabläufe sowie Terminkoordination
- Überwachung offener Vorgänge sowie Ablageorganisation und Archivierung
- Ansprechpartner für die Mitarbeitenden des Instituts
- Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen, Präsentationen etc. für die Institutsleitung und Abteilungsleitungen
- Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Schnittstellenkommunikation
- Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
- Aufbereitung, Sicherung, Pflege und Bereitstellung von Daten (z. B. Kontaktdatenbank)
- Veranstaltungen, Besprechungen, Konferenzen, Tagungen und/oder Web-Seminare organisatorisch vor- bzw. nachbereiten, Bedienung der Konferenztechnik
- Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
- Ablageorganisation und Archivierung, Wiedervorlagen
- Empfang von Gästen, Partnern und Besuchern
Administration der internen operativen Prozesse im Institut (Personal, Controlling, Sondermaßnahmen, Projektmanagement), u. a.
- Zusammenführung der Personalbedarfe aus den Abteilungen des Instituts unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Situation sowie interner und externer Einflussfaktoren und Fristen
- organisatorische Begleitung von Einstellungsprozessen
- administrative Betreuung der Doktoranden
- Bearbeitung des Institutscontrollings
- Erstellen der erforderlichen Controlling-Instrumente
- Sondermaßnahmen (z.B. Ausbauinvestitionen, Forschungsgroßgeräte, Baumaßnahmen, Berufungen)
- Projektmanagement (Drittmittelprojekte / Drittmittelbewirtschaftung)
Ihr Profil:
- abgeschlossenes Hochschulstudium der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personalwirtschaft oder Controlling oder vergleichbar
- Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit wissenschaftlichem Hintergrund
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
- sicherer Umgang mit Microsoft Office
- Erfahrung mit Datenbanken
- Organisationsfähigkeit und Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
- hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit, Loyalität und Diskretion
- soziale und kommunikative Kompetenz sowie ein freundlicher und serviceorientierter Umgang mit Gästen, Partnern und Besuchern
