Beitrag von Volker Dzaak, Abt. Logistik & Organisation Küstenforschung, und Felix Beck, Abt. Lieferungen und Einkaufscontrolling
Welche Erwartungen hat und welche Anforderungen stellt Hereon als Auftraggeber im Angebotsverfahren an die beteiligten Werften als Bieter? Der technische Teil der Vergabeunterlagen vermittelt recht konkrete Vorgaben – kurz: das „Basic Design“ -, wie das neue Forschungsschiff LP II aussehen und ausgestattet sein soll. Der umfangreiche Verfahrensbrief beschreibt den gesamten Ablauf von der Angebotsphase bis zum Zuschlag. Er sorgt für Klarheit und Transparenz bei allen Bietern, was die Erwartungshaltung und die Bewertung an die abzugebenden Angebote angeht. Weil alle Bieter anhand des angegebenen Punktesystems wissen, wie Hereon die Angebote bewerten wird.
Fragen der Bieter vor der Abgabe des Angebots sind möglich und werden im Vorfeld zentral kanalisiert. Deren Beantwortung wird allen Bietern zur Verfügung gestellt, so dass auch hier eine Gleichbehandlung herrscht.
Teilnahmebedingungen, Abgabe und Bewertung der Angebote werden detailliert beschrieben. Ebenso sind Checklisten für einzureichende Unterlagen und Hinweise enthalten, um versehentliche formale Fehler auszuschließen. Darüber hinaus werden im Verfahrensbrief alle Anlagen benannt, die den Bietern bereitgestellt werden.
Die Bieter geben zunächst ein Erstangebot ab, danach werden sie jeweils von Hereon zu einem sogenannten Bietergespräch eingeladen. In diesen Bietergesprächen werden die Erstangebote verhandelt. Das Bietergespräch ist Teil der Bewertung der Angebote. Somit hat der Bieter nicht nur die Gelegenheit, selbst als möglicher künftiger Partner vorteilhaft zu punkten, sondern erhält ebenso wichtige Anhaltspunkte zur Optimierung seines Erstangebots. Denn nach den Verhandlungen haben die Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote anzupassen und erneut einzureichen.
Das Stichwort „punkten“ führt im Verfahrensbrief zu den angelegten Bewertungskriterien für abgegebene Angebote. Das Angebot mit der höchsten erreichten Punktzahl wird als das wirtschaftlichste Angebot gewertet. Wirtschaftlich bedeutet in diesem Fall das Angebot, das die bestmögliche Leistung erwarten lässt – und der Preis ist ein Kriterium, aber nicht allein ausschlaggebend. Ebenso werden bewertet: technische Qualität, Projektmanagement, Präsentation im Bietergespräch, Akzeptanz des Vertragswerks. Jede Kategorie enthält wiederum Unterpunkte – selbst der Preis muss in seiner Zusammensetzung aufgeschlüsselt sein.
Dies ermöglicht eine sehr differenzierte Bewertung der Angebote. Was im Umkehrschluss einen hohen Aufwand für die Werften bedeutet, ein Angebot abzugeben, das den Erwartungen standhält und eine entsprechend hohe Punktezahl in der Bewertung erreichen kann.
Aktuell bereiten die Werften ihre Angebote vor und die Verhandlungen werden voraussichtlich im Juli erfolgen.
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Inhaltsverzeichnis des Bau-Tagebuchs LP II